¿Cómo hago una factura? – Gestoría FISCAL – LABORAL – CONTABLE

En nuestro trabajo solemos contestar una pregunta que nos suelen hacer nuestros clientes cuando están iniciando una actividad: ¿Cómo hago una factura? Es una duda muy habitual ya que cuando se crea una empresa o se da de alta como autónomo nadie te enseña cómo hacerlo y lo más sensato es recurrir a un profesional puesto que, al fin y al cabo, uno no puede estar seguro nunca de si lo que lee en internet es cierto o no. Así pues, cuando un profesional o un empresario debe emitir una factura debe dar respuesta a múltiples preguntas: ¿Estoy obligado a facturar? ¿Qué tipos de factura hay? ¿Qué debe llevar mi factura? ¿Cómo debo hacerla? ¿Cómo la rectifico? ¿Cuánto tiempo debo conservarla? ¿Puedo realizarla electrónicamente?, etc.

En esta serie de artículos, contestamos a estas y otras preguntas que puedan surgir, siempre tratando la facturación desde una vista general con el fin de ayudar a los nuevos empresarios/autónomos a realizar las facturas. En casos más específicos aconsejamos realizar la consulta a un profesional.

¿Estoy obligado a facturar?

La obligación de facturar se rige por el artículo 29.2.e de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre y en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el cual se regulan las obligaciones de facturación.

Básicamente, los empresarios y profesionales están obligados a expedir una factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicio que realicen durante el desarrollo de su actividad, así como conservar una copia de la misma. También deben emitir factura en caso de pagos anticipados (excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas).

Por consiguiente, por norma general, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en el caso que actúen como tal a la hora de realizar un servicio o entregar un bien, por lo que si están ejerciendo la actividad por la cual son empresarios o profesionales, deberán emitir una factura.

Hay muchos más casos, pero entraríamos en el mundo de las exportaciones, en las operaciones intracomunitarias o en casos de impuestos especiales que trataremos en otros artículos más a conciencia.

Tipos de factura:

Según la tipología de actividad que se esté realizando, a fin de agilizar la operativa del día a día y mejorar la eficiencia del work-flow, existe la posibilidad de emitir diversos tipos de factura. Así pues, de cara a emitir una factura existen dos tipos de ellas, las facturas simplificadas y las facturas completas. Entendiendo que la factura completa se puede emitir en cualquier situación, se permite emitir una factura simplificada en los siguientes casos:

– Las facturas que no superen los 400 euros (IVA incluido).

– Las facturas rectificativas.

– Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

– Operaciones reguladas por el Real Decreto 1496 en el cual se permita la expedición de tiques (siempre y cuando no excedan los 3.000 euros, IVA incluido):

» Ventas al por menor: Aquellas entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario no actúe como empresario o profesional.

» Ventas o servicios de ambulancia.

» Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

» Trasporte de personas y sus equipajes.

» Servicios de hostelería y restauración prestados por bares y similares.

» Salas de baile y discotecas.

» Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas.

» Servicios de peluquerías.

» Uso de instalaciones deportivas.

» Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

» Aparcamiento de vehículos.

» Servicios de videoclub.

» Tintorerías y lavanderías.

» Autopistas de peajes.

Es importante que, de cara a poder deducir el IVA en las facturas simplificadas conste el NIF y el domicilio del expedidor y del destinatario (empresa o profesional) así como la cuota del IVA que deberá consignarse de forma separada, por lo que deberá aparecer detallada, aunque opcionalmente se permite la inclusión del concepto “IVA incluido”.

¿Qué debe llevar una factura?

Una de las cuestiones más planteadas en relación a este tema ya que, para que una factura sea correcta y pueda deducirse, debe llevar una serie de información indispensable según la tipología de factura:

En los casos de la factura simplificada será la siguiente información:

– Número y, en su caso, serie.

– Fecha de expedición.

– Fecha de operación si es distinta a la de expedición.

– NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.

– Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.

– Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.

– Contraprestación total.

– En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.

– En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:

» En operaciones exentas referencia a la normativa del porqué está exenta.

» Mención “facturación por el destinatario”.

» Mención “inversión del sujeto pasivo”.

» Mención “Régimen especial Agencias de viajes”.

» Mención “Régimen especial de bienes usados”.

En los casos de facturas completas deberán incorporar la siguiente información:

– Número y, en su caso serie. Teniendo en cuenta que la numeración debe ser correlativa. En algunos casos deberá existir una serie a parte como por ejemplo para las facturas rectificativas.

– La fecha de su expedición.

– Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

– Número de Identificación Fiscal (NIF).

– Domicilión del expedidor y del destinatario.

– Descripción de las operaciones, incluyendo el precio unitario o descuentos aplicables.

– El tipo impositivo o tipos impositivos aplicados (los tipos de IVA).

– La cuota tributaria (la cantidad de IVA), que deberá aparecer por separado.

– La fecha.

– En el caso de ser una factura exenta, referencias a la exención.

– Mención “facturación por el destinatario”.

– Mención “inversión del sujeto pasivo”.

– Mención “Régimen especial Agencias de viajes”.